Personas datu apstrādes principos (turpmāk - Principi) tiek sniegta informācija par personas datu apstrādi AS “RĪGAS SILTUMS” (turpmāk – AS “RĪGAS SILTUMS” vai Pārzinis). Principi tiek publicēti, lai nodrošinātu caurspīdību un informētu ikvienu, tajā skaitā AS “RĪGAS SILTUMS” klientus, akcionārus, sadarbības partnerus, tīmekļvietnes apmeklētājus, par to, kā AS “RĪGAS SILTUMS” apstrādā personas datus un nodrošina datu aizsardzību. Principi attiecas uz jebkuru AS “RĪGAS SILTUMS” rīcībā esošu fizisku personu datu apstrādi, neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē fiziskas personas dati tiek apstrādāti.
Apstrādājot personas datus AS “RĪGAS SILTUMS” ievēro Latvijas Republikas (turpmāk – LR) spēkā esošos normatīvos aktus, Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula), kā arī citus normatīvos aktus privātuma un personas datu apstrādes jomā.
1. Informācija par Pārzini
1.1. AS “RĪGAS SILTUMS”, vienotās reģistrācijas Nr.40003286750, juridiskā adrese: Cēsu iela 3A, Rīga, LV-1012, kontaktinformācija: e-pasts: siltums@rs.lv, tālruņa Nr.67017359.
2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem
2.1. Jautājumu vai personas datu apstrādes pārkāpumu gadījumos var sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz elektroniskā pasta adresi: das@rs.lv, kā arī izmantojot Pārziņa norādīto kontaktinformāciju.
3. Personas datu apstrādes nolūki un datu apstrādes juridiskie pamati
3.1. AS “RĪGAS SILTUMS” apstrādā personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, tai skaitā:
3.1.1. Pakalpojuma sniegšanai, siltumenerģijas ražošanas, piegādes un ar to saistīto pakalpojumu sniegšanas nolūkā, kā arī sadarbības līgumā noteikto saistību izpildei un nodrošināšanai. Šī nolūka ietvaros AS “RĪGAS SILTUMS” nepieciešams pārbaudīt datu subjekta identitāti pirms līguma noslēgšanas, identificēt objektu, kurā tiks sniegts pakalpojums, nodrošināt līguma saistību izpildi un kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu, veikt saziņu ar klientiem, izskatīt un sniegt atbildes uz iesniegumiem, pieprasījumiem un sūdzībām, kā arī nodrošināt maksājumu pārvaldību.
3.1.1.1. Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šī nolūku sasniegšanai:
3.1.1.2. līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde, vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (Regulas 6.panta pirmās daļas b punkts), piemēram, noslēdzot līgumu par siltumenerģijas piegādi un lietošanu vai cita AS „RĪGAS SILTUMS” nodrošinātā pakalpojuma saņemšanu un nodrošinātu noslēgtā līguma izpildi;
3.1.1.3.juridiska pienākumu izpilde (Regulas 6.panta pirmās daļas c punkts).
3.1.2. Normatīvajos aktos noteikto prasību attiecībā uz pakalpojumu sniegšanu izpilde vai citos normatīvajos aktos noteikto prasību izpilde. Šī nolūka ietvaros AS “RĪGAS SILTUMS” ir pienākums sniegt pakalpojumus saskaņā ar Enerģētikas likumu, Ministru kabineta noteikumiem 2008.gada 21.oktobra noteikumiem Nr.876 “Siltumenerģijas piegādes un lietošanas noteikumi” u.c., saistošajiem normatīvajiem aktiem.
3.1.2.1. Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai - juridiska pienākumu izpilde (Regulas 6.panta pirmās daļas c punkts).
3.1.3. Personas datu apstrāde ir nepieciešama AS „RĪGAS SILTUMS” vai trešās personas leģitīmo (likumīgo) interešu ievērošanai. AS “RĪGAS SILTUMS” ir šādas leģitīmās intereses:
3.1.3.1. nodrošināt siltumapgādi un sniegt ar siltumapgādes nodrošināšanu saistītos pakalpojumus;
3.1.3.2. nodrošināt pakalpojumu sniegšanu un/vai komunikācijas veikšanu ar pakalpojumu un/vai komunikācijas saņēmēju, klientu;
3.1.3.3. nodrošināt pakalpojumu sniegšanas efektivitāti un uzlabot pakalpojumu kvalitāti;
3.1.3.4. novērst juridiskos riskus (piemēram, lai potenciāla strīda gadījumā glabātu personas datus noteiktu laiku strīda atrisināšanai);
3.1.3.5. novērst drošības riskus (piemēram, veicot videonovērošanu savās telpās, lai aizsargātu savu īpašumu);
3.1.3.6. novērst prettiesiskas darbības;
3.1.3.7. aizsargāt savas tiesības un vērsties valsts pārvaldes, operatīvās darbības iestādēs, tiesā, prokuratūrā, uzraudzības un citās iestādēs savu leģitīmo interešu aizsardzībai;
3.1.3.8. saglabāt datu subjektu pieteikumus un iesniegumus par pakalpojumu sniegšanu;
3.1.3.9. administrēt maksājumus, tostarp, kļūdaini veiktos maksājumus;
3.1.3.10. nodrošināt finanšu un biznesa uzskaiti un analītiku;
3.1.3.11. veidot un pilnveidot uzņēmuma tēlu, stiprināt reputāciju;
3.1.3.12. veicināt sabiedrības informētību par savu darbību un pakalpojumiem, nodrošināt uzņēmuma organizēto pasākumu publicitāti.
3.1.3.14. Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai - Pārziņa leģitīmās intereses (Regulas 6.panta pirmās daļas f punkts).
3.1.4. Gadījumos, kad personas dati (tostarp, dzīvojamo māju īpašnieku un kopīpašnieku dati) tiek iegūti no trešās personas (piemēram, personas, kura LR spēkā esošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā ir pilnvarota veikt dzīvojamo māju pārvaldīšanu), AS „RĪGAS SILTUMS” datus apstrādā, lai noslēgtu siltumenerģijas piegādes un lietošanas līgumu un/vai pieslēguma līgumu un/vai ēku iekšējo inženiertehnisko sistēmu apkopes līgumu un/vai citu līgumu, kas saistīts ar AS “RĪGAS SILTUMS” sniegtajiem vai saņemtajiem pakalpojumiem un nodrošinātu noslēgto līgumu izpildi.
4. Tiesības piekļūt personas datiem
4.1. Gadījumā, ja personas dati tiek izpausti trešajām personām, AS “RĪGAS SILTUMS” nodrošina, ka personas datu apstrāde tiek veikta drošā un konfidenciālā veidā (tie ir pieejami ierobežotam cilvēku skaitam, tikai pilnvarotām personām), atbilstoši noslēgtās vienošanās noteikumiem, normatīvo aktu prasībām datu aizsardzības jomā un uzņēmuma iekšējiem normatīvajiem aktiem.
4.2. Noslēdzot normatīvajos aktos paredzēto vienošanos, personas datu apstrādei piesaista tādus apstrādātājus, kas sniedz pietiekamas garantijas, ka tiks īstenotas normatīvajos aktos noteiktās prasības tādā veidā, ka tiks ievērotas normatīvo aktu prasības datu aizsardzības jomā un nodrošināta datu subjekta tiesību aizsardzība.
4.3. Personas datiem var piekļūt:
4.3.1. Pārziņa darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
4.3.2. Personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, auditori, finanšu sniedzēji, juridisku pakalpojumu sniedzēji, IT sistēmu konsultanti, datu bāzes tehniskais uzturētājs, drošības pakalpojumu sniedzējs, citi pakalpojumu sniedzēji;
4.3.3. Valsts un pašvaldības iestādes normatīvajos aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, valsts drošības iestādes, tiesa, prokuratūra, uzraudzības iestādes;
4.3.4. Trešajai personai personas dati var tikt nodoti noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu funkciju, kā arī, izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats, piemēram, tiesas vai ārpustiesas strīdu risināšanas iestādes.
5. Personas datu saņemšanas avoti
5.1. Savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot personas datus no paša klienta;
5.2. No trešās personas (piemēram, dzīvokļu īpašnieku sabiedrība vai ar dzīvokļu īpašnieku savstarpēju līgumu pilnvarota persona);
5.3. Tieši no klienta saziņas laikā, ja klients iesniedz AS “RĪGAS SILTUMS” kādus iesniegumus, sūdzības, e-pastus, vai telefona sarunu laikā;
5.4. Atsevišķos gadījumos no trešo personu datu bāzēm, privātajiem un publiskajiem reģistriem, piemēram, piedāvājumu sagatavošanai potenciālajiem klientiem, AS “RĪGAS SILTUMS” var iegūt datus no trešajām personām šī nolūka sasniegšanai;
5.5. Attiecīgos gadījumos, no videonovērošanas.
6. Personas datu sūtīšanas ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm
6.1. AS “RĪGAS SILTUMS” nenodod personu datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.
7. Personas datu glabāšanas ilgums
7.1. Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, AS “RĪGAS SILTUMS” ņem vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, datu subjekta norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī Pārziņa leģitīmās intereses.
7.2. AS “RĪGAS SILTUMS” personas datu glabāšanas termiņi:
7.2.1. personas dati ir nepieciešami līgumsaistību izpildei, tas ir, AS “RĪGAS SILTUMS” glabās personas datus līdz tiks izpildīts līgums;
7.2.2. personas datu glabāšanas termiņš ir noteikts vai izriet no normatīvajiem aktiem, piemēram:
7.2.2.1. lai īstenotu grāmatvedību regulējošos normatīvos aktos noteiktos glabāšanas termiņus attiecīgi 5 līdz 10 gadus;
7.2.2.2. lai pierādītu savu saistību izpildi AS “RĪGAS SILTUMS” glabās personas datus vispārējo prasības noilguma termiņu, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem Civillikumā, Komerclikumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteiktos termiņus prasību celšanai;
7.2.3. cik tas ir nepieciešams Pārziņa leģitīmo interešu realizācijai un aizsardzībai (piemēram, prasību celšana tiesā);
7.2.4. kamēr nav atsaukta datu subjekta piekrišana personas datu apstrādei;
7.2.5. video novērošanas rezultātā iegūtos datus AS “RĪGAS SILTUMS” glabās 30 dienas, lai atklātu iespējamos noziedzīgos nodarījumus;
7.2.6. Ja personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, AS “RĪGAS SILTUMS” tos dzēš.
8. Datu subjekta tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi
8.1. Datu subjektam ir šādas datu subjektu tiesības:
8.1.1. Pieprasīt iepazīties ar AS “RĪGAS SILTUMS” rīcībā esošajiem datu subjekta personas datiem, saņemt informāciju par savu personas datu apstrādi;
8.1.2. Pieprasīt labot nepareizus un/vai neprecīzus savus personas datus;
8.1.3. Pieprasīt savu personas datu dzēšanu gadījumā, ja personas dati ir apstrādāti nelikumīgi, negodīgi vai pārmērīgi; vairs nav nepieciešami nolūkiem, kādos tie tika apstrādāti; ja dati ir jādzēš saskaņā ar normatīvo aktu prasībām;
8.1.4. Tiesības ierobežot personas datu apstrādi, piemēram, ja datu subjekts apstrīd personas datu precizitāti vai apstrādes likumīgumu;
8.1.5. Tiesības iebilst pret datu apstrādi (tajā skaitā pret personas datu apstrādi, kas veikta pamatojoties uz uzņēmuma leģitīmajām interesēm);
8.1.6. Pieprasīt atsaukt savu piekrišanu jebkurā laikā, kad datu subjekta personas dati tiek apstrādāti AS “RĪGAS SILTUMS”, pamatojoties uz piekrišanu (jāņem vērā, ka piekrišanas atsaukums neskar tās apstrādes likumību, kas veikta pirms piekrišanas atsaukšanas);
8.1.7. Pieprasīt savu personas datu saņemšanu (strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā) un/vai pārsūtīt tos citam datu pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams;
8.1.8. Iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai (Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, e-pasts: pasts@dvi.gov.lv) par AS “RĪGAS SILTUMS” darbību, apstrādājot datu subjekta personas datus. Datu valsts inspekcijas iesniegumu paraugus un citu saistītu informāciju var atrast Datu valsts inspekcijas tīmekļvietnē (www.dvi.gov.lv). Tomēr, pirms sazināties ar Datu valsts inspekciju, AS “RĪGAS SILTUMS” aicina pirmām kārtām vērsties pie AS “RĪGAS SILTUMS” vai datu aizsardzības speciālista, lai rastu risinājumu.
9. Automatizēta lēmumu pieņemšana personas datu apstrādē
9.1. Attiecībā uz datu subjektu personas datiem AS “RĪGAS SILTUMS” neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu.
10. Datu subjekta pieprasījumu iesniegšanas kārtība
10.1. Lai īstenotu Principos minētās datu subjekta tiesības, datu subjekts var izmantot Principos norādīto Pārziņa un datu aizsardzības speciālista kontaktinformāciju. Lai apstiprinātu datu subjekta identitāti, pieprasījumā jānorāda tā personas dati: vārds, uzvārds, personas kods, pasta adrese (ja atbildi vēlaties saņemt ierakstītā vēstulē) vai e-pasta adrese (ja atbildi vēlaties saņemt uz e-pasta adresi).
10.2. Šajā sadaļā minēto pieprasījumu var iesniegt kādā no norādītajiem veidiem:
10.2.1. nosūtīt brīvas formas iesniegumu elektroniski uz e-pastu: siltums@rs.lv, vai das@rs.lv, parakstot iesniegumu ar drošu elektronisko parakstu;
10.2.2. nosūtīt parakstītu brīvas formas iesniegumu pa pastu uz adresi: Cēsu iela 3A, Rīga, LV-1012;
10.2.3. iesniegt parakstītu brīvas formas iesniegumu klātienē Pārziņa adresē.
10.3. Pārzinis izskata un sniedz atbildi uz datu subjekta pieprasījumu 1 mēneša laikā no dienas, kad ir saņemts pieprasījums.